Reminderele HRiFlow: Funcționalitate, tipuri și bune practici

Câte ore petreci în fiecare lună verificând manual când expiră cărțile de identitate, permisele de conducere sau contractele de muncă ale angajaților? Modulul de Remindere din HRiFlow preia această sarcină în locul tău și te avertizează înainte ca un termen important să expire. 

Ce sunt reminderele din HRiFlow?

Reminderele din HRiFlow sunt notificări automate și configurabile, care te avertizează cu privire la termene limită sau acțiuni importante din activitatea companiei:

• expirarea cărții de identitate, permisului de ședere, permisului de conducere, cardului de tichete de masă, certificatului de handicap
• reînnoirea instructajului SSM și a examenului medical
• expirarea contractului de muncă și a perioadei de probă
• termenele de transmitere a operațiunilor în Reges Online
• alte acțiuni administrative: semnarea unui document, finalizarea unei evaluări, transmiterea unui mesaj legat de un eveniment înregistrat 

Pentru cine sunt utile reminderele HRiFlow?

Funcționalitatea este utilă pentru orice companie care vrea să țină procesele administrative sub control, dar devine cu adevărat esențială în companiile cu mulți angajați sau în echipele de HR care gestionează un volum mare de documente.

Tipuri de remindere

Remindere automate

Odată activat modulul, sistemul generează automat o listă de remindere pentru documentele angajaților: carte de identitate, permis de conducere, instructaj SSM, card de tichete de masă, examen medical, certificat de handicap și altele. 

La acestea se adaugă și reminderele legate de termenele de transmitere a operațiunilor în Reges Online. Ești avertizat, de exemplu, când un contract pe perioadă determinată sau o perioadă de probă urmează să expire, când se apropie sfârșitul perioadei de preaviz, sau când o încetare/suspendare trebuie transmisă până la termenul legal. 

Articole utile:

• Gestionarea intervalelor de angajare în HRiFlow
• Contractul de muncă pe perioadă determinată: ce spune legislația

Pentru fiecare categorie de reminder (de exemplu, expirarea cărții de identitate), vei primi două notificări: una care avertizează (responsabilul direct și angajatul căruia îi aparține documentul) din timp că termenul urmează să expire (cu câte zile înainte alegi tu) și una care notifică la data efectivă la care documentul a expirat.

Pe lângă reminderele generate implicit la activarea modulului, poți crea și altele noi, plecând de la tipurile de câmpuri de dată disponibile în aplicație. De exemplu, un reminder pentru ziua de naștere a unui angajat, cu câteva zile înainte și chiar în ziua respectivă, ca să ai timp să pregătești ceva.

Ai control complet asupra fiecărei reguli – o poți activa, dezactiva sau edita oricând: ce mesaj se trimite, cine e notificat, cu câte zile înainte, prin ce canal (aplicație, notificare pe telefonul mobil sau email) și dacă reminderul este recurent.

Important: pentru ca aceste remindere să se genereze, angajații trebuie să aibă completate în profil datele de expirare/referință ale documentelor sau evenimentelor respective. Dacă informația lipsește din profilul unui angajat (spre exemplu, câmpul cu data de expirare a cărții de identitate este gol), notificarea despre expirarea acestuia nu va fi creată automat și, respectiv, transmisă. Motiv în plus să te asiguri, încă din perioada angajării că profilurile angajaților sunt complete. 

Câmpuri de dată disponibile pentru remindere automate

Aplicația permite să creezi remindere pentru următoarele câmpuri tip dată

• Angajat: Zi de naștere, expirare CI, expirare permis de ședere, expirare permis de conducere, expirare card tichete de masă, vizită medicală, instructaj SSM, valabilitate certificat handicap 
• Intervale de angajare: Dată început, dată sfârșit, data de început a perioadei de preaviz 
• Cereri și evenimente: Dată de început eveniment, dată de sfârșit eveniment, dată compensare ore suplimentare 
• Evaluări angajați: Termen limită evaluare 
• Proiecte: Termen limită proiect 
• Reges Online: Suspendare în baza concediului medical, suspendare în baza concediului fără plată, suspendare în baza absențelor nemotivate, suspendare de transmis, încetare suspendare contract, încetare contract, sfârșit perioadă de probă, sfârșit contract durată determinată 

Pe lângă reminderele automate, poți crea remindere noi, pentru situații care nu sunt legate direct de un termen din profilul angajatului. Acestea pot fi configurate pe mai multe categorii:

• General: un mesaj general valabil care trebuie trimis la un anumit termen (ex: un anunț despre programul de lucru în zilele de sărbătoare, o reamintire despre completarea unui sondaj intern, un memo despre o modificare a politicii de concedii, etc.) 
• Angajat: acțiuni legate de o persoană anume (ex: o reamintire pentru revizuirea salarială anuală a unui angajat, un follow-up după o discuție de feedback, o notificare legată de finalizarea unui curs de training obligatoriu, etc.)
• Documente: pentru actualizarea sau completarea unor documentelor (ex: un ordin de deplasare care trebuie pregătit sau predat până la o dată anume.)
• Evaluări:  informații legate de evaluarea sau autoevaluarea angajaților (ex: notificare angajați înainte cu câteva zile de data limită de completare, notificare angajați care nu au finalizat evaluarea, sau o notiță legată de completarea evaluării)
• Evenimente: notificări privind orele suplimentare, concedii, învoiri etc. – spre exemplu să reamintești angajatului să delege activitățile sale înainte de a pleca în concediu, sau în care să ceri angajatului diverse info și documente pentru aprobarea evenimentului)

• Semnatari: pentru documente care necesită semnătură (ex: un contract sau un act adițional care întârzie să fie semnat de către un anumit angajat). Reminderul poate fi setat și pe documentele generate în aplicație.

Diferența dintre reminderele automate și celelalte tipuri de remindere.

Reminderele automate se generează singure, pe baza datelor din profilul angajatului (documente, contracte, termene legale), doar le activezi și le ajustezi. 

Celelalte tipuri de remindere le creezi manual, pentru situații care nu pornesc de la un termen automat, ci de la nevoi punctuale: un mesaj general, o acțiune legată de un angajat, o evaluare care întârzie să fie completată sau un document care așteaptă semnătură. 

Raportul de remindere

Panoul îți oferă o privire de ansamblu asupra tuturor documentelor ale căror termene se apropie de final și care trebuie actualizate: carte de identitate, tichete de masă, contracte de muncă, permis de ședere, instructaj SSM examen medical, etc. 

Pentru fiecare, vezi angajatul vizat, data scadenței și data la care acesta (sau responsabilul de personal) va fi notificat, precum și canalul prin care ajunge notificarea (aplicație, email sau notificare pe telefonul mobil).Termenele sunt organizate de la cel mai apropiat și urgent, la cel mai îndepărtat, ca să știi mereu ce are prioritate. 

Widget remindere

Poți adăuga un widget de remindere direct în panoul general, care afișează o listă cu tot ce e expirat sau e scadent în ziua curentă și necesită soluționare imediată, vizibilă din prima clipă în care deschizi aplicația.

Pentru a afla cum poți fixa acest widget, vizionează videoclipul introductiv despre remindere.

Beneficiile utilizării unui soft de gestionare a termenelor limită precum HRiFlow

• Scapi de grija unui control ITM
  Un CI expirat, un contract netransmis la timp în Reges Online sau un instructaj SSM nereînnoit, oricare dintre acestea poate însemna amendă sau, în cazuri mai grave, suspendarea activității.
• Nu mai porți totul în minte
  Aplicația HRiFlow îți amintește din timp ce trebuie făcut și când (o evaluare de completat, un document de semnat sau un contract de reînnoit). Astfel, elimini riscul uitării și al blocajelor operaționale.
• Câștigi timp în fiecare lună
  Verificarea manuală a documentelor, actualizarea listelor, urmărirea individuală a fiecărui angajat – toate astea consumă ore pe care le poți redirecționa spre lucruri care contează mai mult decât să cauți, din nou, cine mai are cardul de tichete de masă expirat.
• Ai control total, dintr-un singur loc
  Dintr-un singur panou, vezi ce documente expiră, când, și cine va fi notificat, precum și cine a fost deja anunțat. Nimic nu se mai pierde prin conversații de email sau într-un rând uitat într-un tabel pe care doar tu îl mai actualizezi.

Bune practici în setarea reminderelor

• Alege intervale realiste. Pentru documente care necesită timp de reînnoire (CI, permis de conducere), un reminder cu 15-30 de zile înainte îți lasă marjă suficientă să acționezi fără presiune de ultim moment.
• Scrie mesaje clare, nu generice. „Reînnoiește CI până la 10 iulie” spune exact ce trebuie făcut și până când. „Document expirat” doar semnalează o problemă, fără să indice soluția.
• Dublează reminderele pentru termenele critice. O singură notificare se poate pierde ușor între altele. Două – una din timp, una aproape de termen  cresc semnificativ șansele ca sarcina să fie dusă la capăt.
• Marchează reminderele finalizate. Un panou curat, cu doar ce mai e de rezolvat, te ajută să prioritizezi corect și rapid,  fără să reparcurgi mental ce ai bifat deja.
• Nu seta remindere pentru orice. Un panou aglomerat cu notificări minore diluează atenția și crește riscul ca cea importantă să fie ignorată

Testează HRiFlow

Termenele importante nu mai trebuie să te ia prin surprindere. Dacă ești client HRiFlow contactează-ne pentru a-ți activa modulul de remindere.

Încă nu ești client? Creează un cont în platformă pentru a testa aplicația sau programează un demo online gratuit pentru o introducere în funcționalitățile aplicației.