Soft Management Documente
iDocs by HRiFlow
Toate documentele companiei și ale angajaților sunt generate și administrate digital, accesibile de pe orice dispozitiv. Adio birocrație și timp pierdut, bine ai venit în lumea digitală!
Generezi documente cât ai spune "Click"!
iDocs îți oferă o serie de modele de documente pe care le poți personaliza și utiliza în cadrul companiei pentru managementul documentelor angajaților. Acestea sunt completate și generate automat, iar cel mai important aspect - totul este digital.
Gestionare dosar angajați online
Administrezi documentele angajaților direct din profilul lor: adaugi contracte și acte adiționale, setezi alerte pentru expirare, vezi clar perioada de aplicare și alegi tipul normei – totul organizat, clar și la îndemână. Totodată, păstrezi orice tip de document pe profilul angajaților, precum:
1.
Contractul de muncă
Încurajează transparența în companie și oferă acces la informații angajaților tăi prin contractul de muncă în format digital sau varianta fizică scanată și atașată pe profilul angajatului.
2.
Fișa de post
Descrii rolul și responsabilitățile angajatului cu ajutorul fișei postului, iar acesta poate accesa documentul în orice moment pentru a fi la curent cu atribuțiile sale de serviciu.
3.
Anexă contract de muncă
Păstrează o evidență corectă a tuturor modificărilor aduse la contractul de muncă prin intermediul anexelor la contract. Angajatul este notificat atunci când un nou document a fost adăugat.
4.
Evaluări de performanță
Monitorizezi performanța angajaților și faci ușor comparații între rezultate. Ai toate informațiile la un click distanță în dosarul de pe profilul personal.
5.
Informări PSI sau SSM
Aplicația este mereu actualizată după ultimele modificări legislative, astfel generezi documente de tip PSI sau SSM și le folosești în cazul verificărilor ITM.
6.
Documente de specializare
Păstrezi arhiva documentelor referitoare la cunoștințele, abilitățile și experiența angajatului pentru a putea sprijini dezvoltarea sa ulterioară.
Instrumentele iDocs
Generează documente online cu modulul HRiFlow, care include o serie de funcționalități esențiale pentru gestionarea zilnică a actelor din firmă.
Politici organizaționale
Comunică eficient politicile companiei printr-o aplicație de management documente angajați online. Aceștia sunt notificați direct în aplicație, economisind, astfel, timpul alocat informării despre noile regulamente.
*Această funcționalitate este la fel de importantă atât în organizațiile mari, care au sedii în diferite țări sau orașe, cât și în cazul întreprinderilor mici.
Anunțuri proceduri interne
Informații generale
Training documentat
Documente Externe
Aceste instrumente flexibile îți oferă acces rapid la informații relevante și funcționalități esențiale de gestionare a documentelor.
Partajezi documentele simplu și sigur
Transformi partajarea documentelor într-un proces simplu și eficient. Creezi un link unic pentru fiecare fișier și decizi dacă destinatarii pot edita, vizualiza, descărca sau imprima. Perfect pentru colaborări cu parteneri de afaceri, colegi sau viitori angajați, oferindu-le acces rapid la informațiile de care au nevoie.
Protejezi documentele cu o parolă unică
Asiguri confidențialitatea documentelor importante prin criptare și protecție cu parolă. Doar persoanele care cunosc parola pot accesa conținutul, oferindu-ți control total asupra informațiilor partajate. Ideal pentru contracte, date sensibile sau orice alt document care necesită siguranță maximă.
Cum semnezi documentele?
Cine are acces la documente?
Întrebări frecvente
Ai o întrebare la care nu ai găsit răspuns?
Suntem aici să te ajutăm!
Cum mă ajută modulul de documente?
Modulul te ajută să scapi de birocrația clasică și să gestionezi tot ce ține de documentele angajaților dintr-un singur loc - generare automată, stocare organizată pe foldere, semnare digitală și arhivare în dosarul fiecărui angajat. Nu mai pierzi timp căutând acte sau completând manual informații - platforma le preia din profilul angajatului și completează documentele în câteva secunde.
Include și fluxuri de lucru (angajare, suspendare, încetare contract) care ghidează HR-ul pas cu pas prin fiecare proces, de la primul document până la finalizare.
Pot folosi propriile șabloane de documente?
Da. Companiile își pot crea propriile șabloane direct în platformă, folosind un editor intuitiv. Câmpurile variabile (nume, funcție, salariu etc.) sunt completate automat din profilul angajatului, eliminând introducerea manuală a datelor. Dacă ai deja șabloane folosite în companie, le poți adapta cu ușurință pentru a fi utilizate în HRiFlow.
Platforma HRiFlow suportă trimiterea și semnarea digitală a documentelor?
Da, HRiFlow permite managementului să trimită documente la semnat direct din platformă, cu notificarea automată a angajatului. Angajații pot semna olograf sau digital, de pe telefon sau de pe orice alt dispozitiv cu acces la internet.
Unde ajung documentele după ce sunt generate?
Fiecare document generat în platformă (contracte, cereri, fluturași de salariu etc.) este stocat automat în dosarul personal al angajatului. Organizarea pe foldere permite managementului să acceseze și să găsească rapid orice document.
Cine are acces la documentele din platforma HRiFlow?
Accesul la documente se face pe bază de permisiuni configurabile. Angajații nu pot vedea documentele colegilor - fiecare are acces exclusiv la propriul dosar. Permisiunile pot fi restricționate astfel încât doar HR-ul și angajatul respectiv să poată vizualiza documentele. Pentru documentele sensibile, precum fluturașii de salariu, există opțiunea de protejare cu o parolă unică. Folderele cu conținut sensibil pot fi securizate suplimentar prin autentificare prin 2FA.
Modulul de documente este inclus în abonamentul existent sau se plătește separat?
Modulul de documente este inclus gratuit în planurile Starter și Business, cu un spațiu de stocare de până la 10 GB. În cadrul planului Standard, modulul de documente și fluxuri de lucru se facturează suplimentar, cu o taxă per angajat. Mai multe detalii pe pagina de prețuri.
Am nevoie de spațiu de stocare suplimentar. Cum procedez?
Pentru achiziția de spațiu suplimentar, trimite o solicitare la adresa [email protected], iar echipa noastră îți va comunica opțiunile disponibile.
Documente organizate, HR fericit
Te invităm la o întâlnire online în care să descoperi cum să eficientizezi managementul documenelor și munca departamentului de HR cu ajutorul aplicației HRiFlow.
