Primăvara e un moment bun să faci puțină ordine în aplicația HRiFlow și în munca ta de HR.
Ți-am pregătit o listă de acțiuni utile, de luat în considerare, care îți vor face munca cu personalul mai simplă și mai organizată.
Verifică notificările și cererile
Începe cu panoul de notificări, acolo unde se adună rapid lucruri nerezolvate. Parcurge cererile de concediu, aprobă sau respinge solicitările rămase în așteptare și semnează documentele care au nevoie de validare. Este util să verifici și evenimentele necitite, pentru a te asigura că nu ai omis informații importante.
Organizează și actualizează documentele din aplicație
Constant sunt generate diverse documente, iar fără o organizare periodică devin greu de gestionat. Este un moment bun să ștergi fișierele de care nu mai ai nevoie și să arhivezi acele documente care trebuie păstrate din motive legale.
În același timp, merită să realizezi un audit al documentelor din dosarul de personal, al șabloanelor de cereri și al adeverințelor pentru diverse evenimente, precum și al altor documente legate de personal sau politici interne.
Actualizează dosarele de personal
Verifică dacă datele de contact ale angajaților sunt în regulă, dacă există documente lipsă sau care nu au fost semnate. Dacă încă se folosesc dosare fizice în paralel cu dosarele de personal din aplicație, poți verifica dacă documentele din aplicația HRiFlow au fost descărcate și incluse în dosarul fizic.
Potrivit legislației în vigoare, dosarul de personal poate fi păstrat fie în format fizic, fie digital; important este să fie ușor de accesat la solicitarea autorităților. Astfel, atât timp cât ele sunt organizate și actualizate la zi și ușor de prezentat la solicitarea inspectorilor ITM, dosarele personale pot fi păstrate și în aplicația HRiFlow.
Setează remindere pentru documentele care urmează să expire
Pe măsură ce compania crește, devine din ce în ce mai dificil să ții evidența documentelor care urmează să expire, cum ar fi contractele de muncă, actele personale ale angajaților (CI, permis de conducere) sau cardurile pentru tichete de masă, fără ajutor.
Dacă încă nu folosești un sistem de atenționare, poate a venit momentul să încerci reminderele din HRiFlow.
Poți seta ca, în momentul în care un contract sau un document personal se apropie de expirare, să fii notificat cu câteva zile înainte, în aplicație sau pe email, despre documentele care urmează să expire, astfel încât să ai timp să le actualizezi în timp util. Această funcționalitate te ajută să eviți situațiile neplăcute și să reduci riscurile legislative, inclusiv amenzile în cazul unui control ITM.
Descoperă mai multe despre reminderele din aplicație din articolul: Reminderele HRiFlow: Funcționalitate, tipuri și bune practici.
Eficientizează procesele interne prin fluxuri de lucru
Fluxurile de lucru te ajută să aduci mai multă ordine în activitățile zilnice, să economisești timp și să ai o imagine de ansamblu asupra pașilor care trebuie urmați în diversele procese interne.
Un flux de lucru te ghidează prin toate operațiunile interne de HR (angajare, suspendare, pensionare etc.). În cadrul fluxului vezi lista documentelor care trebuie completate, iar multe dintre ele se autocompletează pe baza datelor furnizate la pașii anteriori ai fluxului.
De exemplu, în cazul unui flux de angajare, aplicația îți pune la dispoziție un flux standard pe care îl poți adapta politicilor interne ale companiei. Acesta include lista documentelor pe care trebuie să le furnizeze viitorul angajat, dar și documentele care trebuie generate sau completate înainte de începerea activității, precum contractul de muncă, fișa postului, fișa de aptitudini sau declarația privind funcția de bază.
În același timp, fluxul poate include și acțiunile administrative pe care responsabilul HR trebuie să le realizeze, cum ar fi transmiterea contractului în Reges Online, comandarea cardului pentru tichete de masă sau adăugarea noului angajat în aplicație. Aplicația ține evidența progresului fluxului, pentru ca tu să știi la ce pas ai rămas și ce etape mai sunt de parcurs.
Pentru mai multe detalii, poți consulta și pagina dedicată fluxurilor de lucru din HRiFlow.
Digitalizează activitatea de salarizare
Faci parte din acei specialiști în resurse umane care se ocupă, pe lângă HR, și de salarizare? Tocmai ce am lansat programul de salarizare conceput din dorința de a simplifica și mai mult managementul personalului.
De acum încolo, salariile angajaților, statele de plată, D112, sporurile, bonusurile de performanță sau alte acțiuni salariale pot fi administrate cu ușurință în softul de salarizare. În plus, ai la dispoziție opțiunea de împărțire a cheltuielilor pe centre de cost.
Revizuiește evaluările trecute și stabilește sesiunile viitoare
Dacă utilizezi modulul de evaluare, analizează rezultatele sesiunilor trecute și vezi dacă există aspecte care pot fi îmbunătățite: poate merită să introduci variabile noi de analiză, să actualizezi șabloanele de evaluare sau să folosești întrebări mai variate, mai bine structurate, poate chiar să apelezi la chestionare de specialitate. O evaluare realizată cu sens și cu obiective bine definite de la început poate duce la o înțelegere mai aprofundată a nevoilor și performanței angajaților și a direcțiilor de îmbunătățire.
De asemenea, pot fi luate în calcul și diverse strategii de creștere a satisfacției angajaților la locul de muncă precum derularea unor sesiuni de evaluare anonime de satisfacție, distribuite simultan, tuturor angajaților. Atunci când oamenii știu că răspunsurile sunt anonime și că feedbackul lor va fi folosit pentru a îmbunătăți condițiile de muncă, sunt mai dispuși să participe și să ofere răspunsuri sincere.
Iar atunci când sugestiile primite sunt luate în considerare și transformate în acțiuni concrete, angajații se simt mai ascultați și mai apreciați, ceea ce contribuie la creșterea nivelului de satisfacție la locul de muncă.
Sesiunile de autoevaluare sunt și ele o oportunitate de a analiza performanța angajaților în timp și de a identifica din timp problemele care ar putea apărea.
Planifică concediile angajaților din timp
Dacă încă nu s-a realizat planificarea concediilor pentru anul în curs, acum este momentul, în special pentru sezonul de vară. Pentru a evita suprapunerile și haosul ce poate interveni, este important ca angajatorii să aibă un sistem bine pus la punct de planificare a concediilor.
Comunică din timp politica de acordare a concediilor de odihnă, stabilește cu cât timp înainte un concediu trebuie anunțat și motivele pentru care o cerere de concediu poate fi respinsă. Astfel, elimini riscul ca un întreg departament să fie plecat simultan în concediu și te asiguri că fiecare angajat va avea un coleg care să-l înlocuiască.
Politica de planificare a concediilor de odihnă poate fi încărcată ca document în aplicația HRiFlow și transmisă angajaților spre semnare.
Articole utile:
Audit politici și status proiecte
Asigură-te că toate documentele legate de sănătatea și securitatea în muncă, instruirile obligatorii și politicile interne reflectă ultimele modificări legislative.
Nu este suficient doar să actualizezi documentele: este la fel de important ca angajații să fie informați despre schimbările introduse ce îi privesc direct. În HRiFlow, poți transmite noile politici, ghiduri, prezentări simultan tuturor angajaților sau doar departamentelor vizate și să urmărești statusul semnăturilor.
În același timp, merită să verifici stadiul proiectelor curente. Monitorizarea termenelor, a sarcinilor și a statusului proiectelor îți va permite să identifici eventualele blocaje sau lipsuri și să iei măsuri din timp pentru a evita întârzierile.
Vrei să testezi gratuit una dintre funcționalitățile de mai sus?
Contactează-ne sau programează un demo pentru a afla cum te poți bucura la maxim de fiecare funcționalitate din aplicația HRiFlow.
