În acest articol vei afla ce este statul de plată, cum se întocmește și ce informații sunt evidențiate într-un astfel de document. În plus, ți-am pregătit și un model de stat de plată pentru a înțelege mai ușor cum arată și cum se structurează în practică.
Ce este statul de plată?
Statul de plată, cunoscut și ca „stat de salarii” este documentul contabil obligatoriu prin care se evidențiază drepturile salariale ale angajaților, precum și reținerile și contribuțiile aferente. Acesta reflectă salariul brut, deducerile, contribuțiile sociale și suma netă de plată și stă la baza evidențelor contabile și a declarațiilor fiscale, inclusiv Declarația 112.
Din punct de vedere juridic, plata salariului se dovedește prin semnarea statelor de plată sau prin alte documente justificative (art. 168 din Codul muncii), cum ar fi ordinul de plată sau extrasul bancar, conform prevederilor.
Statul de plată este întocmit lunar și reprezintă documentul central pentru calculul și evidența drepturilor salariale. În practică, el este utilizat atât pentru evidența contabilă, cât și pentru raportările fiscale și de resurse umane.
Acesta nu trebuie confundat cu fluturașul de salariu: dacă primul este documentul oficial al angajatorului, care centralizează salariile și contribuțiile și stă la baza evidențelor contabile și fiscale, fluturașul este un document informativ individual oferit salariaților, nereglamentat și neobligatoriu prin lege.
Întocmirea și depunerea statului de plată
Statele de salariu se întocmesc lunar de către persoana responsabilă de salarizare. Acestea pot fi întocmite manual sau prin intermediul unui program de salarizare și administrare a personalului precum HRiFlow, care automatizează întregul proces de calcul al salariilor, inclusiv gestionarea sporurilor și întocmirea declarației 112.
Avantajul unui program de salarizare este că reduce considerabil volumul de muncă, deoarece calculele privind orele suplimentare și compensarea acestora, plata zilelor lucrate, concediile de odihnă neefectuate la încetarea contractului de muncă (inclusiv evidențierea sumelor de plată aferente), concediile medicale, sporurile, reținerile, precum și calculul salariilor și contribuțiilor sunt realizate în mod automat.
Astfel, în timp ce în varianta manuală orice modificare sau eroare poate necesita refacerea integrală a calculelor, într-un sistem digital de salarizare fiecare ajustare actualizează automat statul de plată, în mod dinamic, pe măsură ce sunt adăugate sau modificate informațiile.
Ulterior întocmirii și verificării, statul de plată se va semna de către responsabilul cu salarizarea, respectiv se va realiza plata salariilor către angajați. În acest context, HRiFlow permite generarea unui fișier de plată necesar efectuării viramentelor salariale, care conține informațiile necesare băncii, precum datele angajatului, contul bancar și sumele de plată. Pentru a facilita transmiterea rapidă și conformă a informațiilor necesare plății, fișierul poate fi exportat în formatele cerute de instituțiile bancare (.opm, csv).
Important: Statul de plată stă la baza întocmirii și depunerii Declarației 112, care trebuie transmisă către ANAF până la data de 25 a lunii următoare celei pentru care se face raportarea.
Tichetele cadou se trec în statul de plată?
Da, tichetele cadou oferite angajaților cu ocazia sărbătorilor precum Paște, Crăciun sau alte evenimente similare se evidențiază în statul de plată, chiar dacă sunt considerate beneficii extrasalariale acordate ocazional. Acestea reprezintă avantaje acordate în legătură cu raportul de muncă și trebuie reflectate în documentele salariale, indiferent dacă sunt impozabile sau neimpozabile.
Din punct de vedere fiscal, ele pot beneficia de un tratament neimpozabil în anumite condiții prevăzute de lege (Legea 227/2015, art. 142 b ), însă acest aspect nu influențează obligația de evidențiere în statele de salarii, ci doar modul de taxare.
În aplicația HRiFlow, aceste tipuri de beneficii extrasalariale, inclusiv tichetele cadou și primele ocazionale, sunt evidențiate în statul de plată la rubrica „Alte drepturi”. Utilizatorul are posibilitatea de a introduce valoarea fie în net, fie în brut, iar programul de salarizare realizează instantaneu conversia și calculele fiscale corespunzătoare, în funcție de tratamentul aplicabil. Astfel, dacă suma se încadrează în plafonul neimpozabil, aceasta nu va genera contribuții sau impozit, însă va rămâne vizibilă în statul de plată ca beneficiu acordat.
În cazul depășirii plafonului sau al acordării în afara condițiilor legale, suma este tratată automat ca venit salarial și taxată corespunzător.
Model stat de plată
În această secțiune este prezentat un model de stat de plată, utilizat ca exemplu pentru a ilustra modul în care sunt structurate și calculate drepturile salariale într-un sistem de salarizare. Statul de plată poate fi întocmit fie manual, prin calcularea individuală a elementelor salariale, fie automat, printr-un program de salarizare.
Procesul de calcul manual este mai laborios și expus erorilor, în special în situații precum concedii medicale, sporuri sau modificări salariale. Prin comparație, un program de salarizare precum HRiFlow îți pune la dispoziție un stat de salarii dinamic, în care orice modificare adusă determină o actualizare a calculelor salariale.
Administrarea personalului cu HRiFlow
Testează gratuit HRiFlow timp de 10 zile și descoperă o aplicație care îți simplifică întreaga activitate de HR; de la recrutare și gestionarea personalului, până la administrarea concediilor, calculul salariilor și transmiterea modificărilor contractuale în Reges Online.
Poți crea un cont în câteva minute sau, dacă vrei să vezi cum funcționează în practică sau ai întrebări, poți programa o întâlnire online cu echipa noastră. Îți vom explica cum poți folosi HRiFlow la capacitate maximă pentru a-ți ușura munca de zi cu zi cu personalul.
