HRiFlow: Program de pontaj care se adaptează nevoilor companiilor

Două firme din aceeași industrie pot funcționa complet diferit: una lucrează în ture, cu echipe care se mută de la o locație la alta, iar cealaltă are un program fix și jumătate din echipă lucrează de acasă. Un program de pontaj gândit pentru un singur mod de lucru ajunge să complice munca, în loc să o simplifice.

HRiFlow pornește de la premisa opusă. Este o aplicație de pontaj, salarizare și HR care se adaptează firmei tale: de la felul în care îți organizezi programul de lucru și în care angajații se pontează, până la modulele pe care le folosești, regulile pe care le stabilești și funcționalitățile pe care le poți solicita dacă nu există încă.

Te invităm să continui să citești articolul pentru a afla cum arată flexibilitatea în HRiFlow.

Ce face din HRiFlow o aplicație flexibilă?

Flexibilitatea aplicației reiese din faptul că este concepută să se plieze pe nevoile specifice ale companiilor, indiferent de dimensiune, industrie sau modul de funcționare

• Flexibilitate în personalizarea programului de lucru: pot fi configurate orice tip de programe de lucru și alocate tuturor angajaților sau doar anumitor departamente sau angajați;
• Flexibilitate în alegerea metodei de pontaj: angajatorii pot alege ca angajații să se ponteze de pe laptop, calculator, tabletă, telefon (din aplicația mobilă), un dispozitiv industrial cu cartelă RFID, amprentă sau recunoaștere facială, cod QR sau cod PIN. În cadrul unei companii pot fi configurate mai multe metode de pontaj (spre exemplu, poate fi setat ca angajații din departamentul administrativ să se ponteze din aplicație, iar cei din departamentul de producție prin scanarea cardului rfid – intrările și ieșirile tuturor angajaților vor fi înregistrate în aplicație pentru raportare);
• Flexibilitate în funcționalități și planuri: alegi planul potrivit pentru tine. Fiecare plan vine cu o serie de funcționalități standard. Dacă se dorește adăugarea de funcționalități opționale, se va putea face un upgrade; 
• Flexibilitate în configurare: stabilești rolurile fiecărui angajat, permisiunile și fluxurile de aprobare (cine, ce aprobă). Iar dacă ai nevoie de o funcționalitate specifică, suntem deschiși să o implementăm.

De ce e important să alegi o aplicație de pontaj flexibilă

O aplicație de pontaj flexibilă aduce beneficii companiilor, începând cu faptul că oferă instrumentele necesare pentru a-și configura contul, respectând întocmai modul de funcționare al companiei.

Ce să verifici înainte să alegi un program de pontaj 

Înainte să te decizi asupra unei aplicații de pontaj, e bine să te informezi despre următoarele chestiuni

• Suportă configurarea programului în schimburi, cu ture de noapte pentru companiile cu activitate continuă?
• Poate administra cazurile în care angajații lucrează în mai multe locații, inclusiv îtelemuncă?
• Aplicația pune la dispoziția companiilor mai multe opțiuni de pontare pentru toate bugetele și nevoile?
• Aplicația se limitează doar la pontaj sau oferă și alte funcționalități?
• Permite setarea rolurilor și a permisiunilor pentru angajați, lideri, responsabilii HR și responsabilii de salarizare?
• Respectă politica GDPR, inclusiv protecția datelor biometrice?
• Aplicația este actualizată constant?

În secțiunile următoare vom detalia caracteristicile aplicației.

1.Flexibilitate în configurarea programului de lucru

O aplicație de pontaj flexibilă îți oferă libertatea de a configura programul de lucru al angajaților așa cum este în practică. 

Tipuri de programe de lucru pe care le poți seta în HRiFlow

Aplicația îți permite să creezi programe de lucru diverse:

• Program de lucru fix, spre exemplu program de la 9 la 17, de luni până vineri;
• Program de lucru flexibil, care lasă fiecare angajat să își înceapă ziua de muncă la o oră diferită, cu condiția să muncească numărul de ore stabilit în contract;
• Program de lucru inegal, unde numărul de ore lucrate va diferi de la o zi la alta, după nevoile companiei;
• Program de muncă în ture și schimburi, cu ture de zi și de noapte și procent diferit de compensare;
• Program de lucru diferențiat – full time și part time;
• Program de lucru în care angajații lucrează în regim full remote sau lucrează câteva zile de acasă și câteva zile de la birou, iar aplicația ține evidența acestor zile;
• Angajați care lucrează din mai multe locații – aceștia se pot ponta pe diversele locații, iar aplicația păstrează coordonatele GPS, ora de intrare și ieșire, dispozitivul de pe care s-a pontat;
• Programe de lucru diferite în cadrul aceleiași companii, spre exemplu, personalul din fabrică lucrează în schimburi, în timp ce departamentul administrativ lucrează pe un program normal;
• Programe de pontaj speciale pentru anumiți angajați (contracte de colaborare, contracte cu normă redusă pentru minori etc.).

Potrivit și pentru situații atipice. Dacă în firma ta se lucrează în ture de 12 ore, cu program inegal de la o zi la alta, program fragmentat ori muncă în weekend și în sărbători legale, programul de lucru poate fi configurat cu atenție la detaliu, pentru fiecare angajat, echipă sau departament în parte. Orele de noapte, cele de weekend și munca suplimentară sunt calculate pe baza regulilor stabilite în aplicație, iar orele suplimentare pot fi compensate fie prin timp liber, fie prin spor la salariu.

Muncă în mai multe locații, remote și hibrid

Într-o companie, pot apărea situații în care angajații lucrează din mai multe puncte de lucru (sediu, client, delegație sau în regim de telemuncă). HRiFlow permite companiilor să configureze aceste puncte de lucru drept perimetre oficiale pe care angajații să se poată ponta.

• Angajați ai unei companii din comerț care lucrează pe schimburi, la sedii diferite ale companiei (spre exemplu astăzi lucrează la magazinul 1, mâine la magazinul 2);
• Angajații care lucrează în regim de muncă hibrid (câteva zile e nevoie să se ponteze din sediul companiei și câteva de acasă) – aplicația preia datele de pontare: ora, locația și dispozitivul, pentru ținerea evidenței numărului de zile muncite de la birou și a celor muncite în regim de telemuncă;
• O echipă de construcții care se mută de pe un șantier pe altul se pontează pe proiectul și locația în care lucrează în ziua respectivă. Pontarea va fi considerată conformă doar dacă s-a realizat din perimetrul prestabilit al șantierului.

Se adaptează oricărui tip de companie 

HRiFlow nu a fost creat pentru un anume model de organizație, ci se adaptează: 

• Instituții publice și private;
• Companii de toate dimensiunile – de la companii mici, cu câțiva angajați, la companii medii și mari, cu peste 2000 de angajați;
• Companii cu puncte de lucru fixe sau care se schimbă (șantiere, delegații, etc.)
• Program normal de lucru sau pe schimburi;
• Companii cu un mod de organizare pe echipe și departamente, standard sau pe proiecte.

Pontaj pentru diverse industrii

Aplicația HRiFlow răspunde provocărilor întâmpinate pe partea de pontaj, salarizare și administrare a personalului, indiferent de industrie:

Comerț: angajații lucrează majoritar pe ture, uneori chiar schimbând locația. Cu HRiFlow, angajatorii pot elimina pontările neconforme prin activarea geofencingului, astfel încât prezența să poată fi înregistrată doar dacă se face dintr-un perimetru oficial. Se pot seta și diverse atenționări: în momentul în care angajații au întârziat la muncă, când nu s-au pontat sau când numărul de ore lucrate a depășit norma lunară legală. 

Companii din domeniu care utilizează HRiFlow: Decathlon, Nobila Casa, Il Passo, F64. Citește cum i-a ajutat aplicația noastră.

Construcții: angajații lucrează adesea pe proiecte. Munca pe șantiere și accesul limitat la internet în unele cazuri pot îngreuna procesul de pontare. HRiFlow oferă posibilitatea ca acești angajați să își înregistreze prezența de pe telefon sau liderii de șantier să fie cei care îi pontează.

BGC Group este unul dintre clienții din domeniu. Citește cum i-a ajutat aplicația.

Producție: program de lucru cu flux continuu, pe schimburi, acces limitat la dispozitivele mobile sau angajați nefamiliarizați cu tehnologia. HRiFlow pune la dispoziție dispozitive de pontaj potrivite acestei situații – pontaj cu amprentă, facial sau dispozitiv industrial cu cartelă.

Companii din domeniu care utilizează HRiFlow: Rădac Group, Romanelec SRL, TotalEnergies, Soceram, Bauer Kompressoren. Citește cum i-a ajutat aplicația noastră.

Servicii (HoReCa, firme de curățenie, energie, instituții publice): program de lucru pe schimburi, cu ture în weekend și în sărbători legale, cu muncă suplimentară și schimburi de tură. Orele suplimentare, precum și cele muncite în weekend sau în sărbători legale, pot fi compensate în HRiFlow, conform legislației, prin timp liber sau prin spor la salariu. De asemenea, angajații pot face, în situații excepționale, schimb de tură între ei, cu aprobarea ulterioară a liderului de echipă. În plus, dacă se optează și pentru programul de salarizare, acesta analizează zilele muncite și cererile  adăugate în aplicație, printre care și orelor suplimentare, și recalculează salariul.

TotalEnergies este unul dintre clienții din domeniu. Citește cum i-a ajutat aplicația.

Telemuncă (IT, marketing și agenții): programul este, de regulă, flexibil, iar munca se desfășoară pe proiecte, adesea la distanță. Cu HRiFlow, angajații se pontează pe proiecte. Acestea pot fi setate ca facturabile, astfel încât să știi exact câte ore se facturează fiecărui client. Cererile de concediu pot fi emise și semnate digital.

Companii care folosesc HRiFlow: Softia Web, Web Digital, Code Value, SocialBee Lab. Vezi cum i-a ajutat aplicația noastră.

Contabilitate: firmele de contabilitate au nevoie de un program în care să urmărească cererile adăugate de clienți (pontaj, ore suplimentare, concedii) pentru a le compensa corect. HRiFlow le oferă acestor firme posibilitatea de a crea câte un cont pentru fiecare client, de a administra calculul salarial în aplicația de salarizare, de a împărți cheltuielile cu personalul pe centre de cost și de a genera declarația 112 sau statul de plată, printre altele.

Ai o activitate care nu apare în listă? HRiFlow se configurează în funcție de modul în care lucrați. Trimite-ne o solicitare și îți arătăm cum ar arăta în firma ta.

Trei planuri din care să alegi

Flexibilitatea aplicației stă și în modul în care sunt concepute planurile. Alegi abonamentul potrivit companiei tale, iar dacă mai târziu ai nevoie de funcționalități suplimentare, le poți adăuga în planul existent la un preț avantajos.

• Planul Starter este conceput pentru companiile cu până la 10 angajați. Oferă cea mai largă paletă de funcționalități la cel mai mic preț.

• Planul Standard este potrivit pentru companiile de dimensiuni medii, interesate de funcționalitățile de bază. Nu există o limită pentru numărul de angajați.

• Planul Business se adresează companiilor mari, cu nevoi mai complexe, care doresc acces la toate funcționalitățile din aplicație, inclusiv modulul de recrutare și salarizare.

Module de bază incluse în fiecare plan: pontaj, planificare program de lucru, concedii, cereri și adeverințe, rapoarte, organigrama, banca de ore simplă, tichete de masă. Fiecare plan include și suport prin e-mail și prin telefon.

Plata se va face lunar sau anual, prin card sau prin ordin de plată. În cazul instituțiilor publice, acceptăm ca tranzacția să se facă prin intermediul Sistemului Electronic de Achiziții Publice (SEAP).

2. Flexibilitate în alegerea metodei de pontaj

Metoda de pontaj trebuie să se potrivească modului de lucru al angajaților, nu invers. În HRiFlow poți folosi mai multe metode în aceeași companie: de exemplu, cartelă pentru hală, telefon pentru agenții din teren și calculator pentru cei care lucrează de la birou. Tu alegi cum se pontează fiecare echipă, iar HRiFlow le adună pe toate la un loc pentru ca tu să le poți folosi mai departe în raportări sau în stabilirea beneficiilor.

Pontaj din aplicația mobilă

• Cum funcționează: angajatul pornește și oprește pontajul dintr-un singur click, din aplicația HRiFlow (iOS și Android). Dacă firma activează geofencingul, aplicația verifică locația în momentul pontării pentru a se asigura că pontarea a fost făcută dintr-un perimetru oficial.
• Potrivită pentru: echipe pe teren, agenți, șantiere, telemuncă.
• Avantaj principal: nu necesită achiziția de echipament suplimentar.

Important: HRiFlow respectă reglementările GDPR, nu face tracking permanent al locației GPS a angajatului; locația angajatului este consultată exclusiv în momentul pontării, la intrare și la ieșire, pentru a confirma că pontajul s-a făcut din locul potrivit.

Pontaj din aplicația desktop sau web

• Cum funcționează: pontare de pe calculator, din aplicația desktop sau din browser.
• Potrivită pentru: birouri, companii de dimensiuni mici.
• Avantaj principal: funcționează de pe orice dispozitiv cu o conexiune stabilă la internet.

Pontaj prin cod QR

• Cum funcționează: angajatul scanează codul pin afișat la intrare/ieșire folosind telefonul personal și introduce codul unic de acces. Nu e nevoie ca acesta să se conecteze la aplicație.
• Potrivit pentru: munca în locații variabile, personal fără cont în aplicație, companii care sunt interesate în principal doar de partea de pontaj.
• Avantaj principal: nu implică achiziția de echipamente suplimentare, nici configurare pentru fiecare angajat.

Pontaj prin link personal 

• Cum funcționează: un responsabil primește un link unic și pontează angajații din echipa sa.
• Potrivit pentru: echipe în care accesul angajaților la dispozitivele mobile nu este posibil sau limitat.
• Avantaj principal: angajații nu au nevoie de un cont în HRiFlow. Responsabilii se ocupă de înregistrarea tuturor evenimentelor în aplicație.

Pontaj cu cartelă RFID

• Cititor USB: potrivit pentru spațiile de birou sau punctele de lucru cu spațiu limitat. Se conectează la orice laptop sau calculator.
• Kit office: potrivit pentru sedii, spații de birou, magazine și spații de muncă cu acces limitat la internet. Datele de pontaj sunt stocate pe dispozitiv și vor fi transmise ulterior restabilirii conexiunii.
• Kit industrial: angajatul se pontează folosind cardul, iar dispozitivul îi înregistrează prezența pe proiectul ales și, la nevoie, poate face o fotografie angajatului pentru conformitate. Potrivit în principal pentru medii industriale, unități cu mulți angajați unde procesul de pontaj trebuie să fie simplu și rapid.
• Avantaj principal: înregistrarea prezenței la un terminal fixat în punctul de lucru.

Pontaj biometric (amprentă și recunoaștere facială)

• Cum funcționează: identificarea se face prin scanarea amprentei sau a feței. Datele sunt criptate și stocate exclusiv pe dispozitivul companiei.
• Potrivită pentru locuri cu cerințe ridicate de securitate și de control al accesului.
• Avantaj principal: elimină situațiile în care angajații se pontau între ei.

Kiosk self-service

• Cum funcționează: un dispozitiv comun prin care angajații se identifică, își gestionează cererile și își consultă profilul personal.
• Potrivit pentru: spații comune, hale, recepții.
• Avantaj principal: acces la funcționalitățile principale ale aplicației (pontaj, program de lucru, depuneri cereri).

Detalii tehnice despre dispozitivele de pontaj oferite de HRiFlow, găsești pe pagina dedicată.

3. Flexibilitate în planuri: funcționalități pentru fiecare nevoie

O singură aplicație, funcționalități multiple

HRiFlow acoperă procesele HR de la recrutare până la plata salariilor, într-o singură aplicație:

• Pontaj și program de lucru: pontaj, planificarea programului, compensarea orelor suplimentare, rapoarte;
• Concedii: depunerea cererilor, verificarea soldului de zile și adăugarea concediilor medicale și a altor evenimente;
• Recrutare: creare anunț, distribuirea lui pe platformele de recrutare (OLX, Bestjobs, eJobs), planificare interviuri, flux de angajare (creare cont în aplicație, contract, cu transmitere în Reges Online);
• Dosar de personal și documente: sute de șabloane de documente, gata de completat și semnat, inclusiv adeverința de vechime. Documentele generate sunt stocate în dosarul digital al angajatului;

• Reges Online: aplicația permite să transmiți inclusiv operațiuni în registru (angajări, modificări, corecții, suspendări, încetarea suspendării și încetări de contract) ;
• Salarizare: calcul salarii, generare declarație 112, transmitere fluturași de salariu, administrare a sporurilor și a reținerilor;
• Delegații: adăugare delegații, calcul diurnă, generare decont de cheltuieli, încărcare bonuri aferente deplasării;
• Proiecte: pontaj pe proiecte, urmărirea progresului, setarea proiectelor ca facturabile;
• Evaluări: creare formulare, programare automată a rundelor de feedback și colectarea răspunsurilor, rapoarte și istoric individual pentru evaluarea progresului profesional;
• Remindere HR: te avertizează înainte ca un document important să expire (carte de identitate, tichete, permis auto sau de ședere), sau înainte ca un contract de muncă să ajungă la final sau înainte ca un termen de transmitere în Reges să expire; 

• HRiFlow eFactura: emitere și evidență a facturilor electronice, cu sincronizare cu SPV;
• Tichete de masă: aplicația calculează, valoarea tichetelor de masă cuvenite fiecărui angajat, în funcție de zilele lucrate, cu opțiunea de descărcare a unui fișier special configurat pentru sistemul furnizorului de tichete cu care colaborezi.  

Funcționalitățile comunică între ele

Avantajul unei singure aplicații este că nu introduci același dat de două ori. Iată câteva cazuri practice:

Angajarea 

După ce un candidat este declarat angajat, se va începe procesul de angajare. Aplicația te ghidează prin toate operațiunile. Îți pune la dispoziție un flux standard pe care îl poți adapta politicilor interne ale companiei. Acesta include lista acțiunilor, a documentelor ce trebuie furnizate de angajat, dar și documentele care trebuie generate sau completate înainte de începerea activității (contractul de muncă, fișa postului, fișa de aptitudini sau declarația privind funcția de bază). Acestea se vor autocompleta, la click, cu informațiile disponibile în profilul angajatului, oferite în cadrul secțiunii de creare a contului și pot fi semnate digital sau olograf.

De asemenea, aplicația menționează și operațiunile care vor trebui transmise în Reges Online.

Concediu medical 

Un angajat are nevoie de concediu medical și adaugă în aplicație un eveniment în acest sens. Responsabilul HR va fi notificat cu privire la eveniment. După ce angajatul obține adeverința de la medic, o atașează evenimentului. După consultarea adeverinței, HR-ul va suspenda contractul pe perioada în cauză și va transmite suspendarea în Reges Online. La final, încetează suspendarea și o transmite în registru.

Pentru zilele în care angajatul nu a fost prezent la muncă, tichetele de masă nu se acordă, iar valoarea totală se recalculează. În salarizare, valoarea indemnizației se calculează în funcție de procentul aferent tipului de concediu medical (codul indemnizației) și ținând cont de stagiul de cotizare 

Delegație 

Un angajat urmează să plece în delegație. Pentru asta, responsabilul HR va adăuga un eveniment de delegație, în care va selecta angajatul și va completa data de început și de sfârșit,  valoarea diurnei, data la care se va efectua plata, motivul, țara și modalitatea de plată (numerar sau card).

Aplicația va calcula partea neimpozabilă a diurnei. Pentru deplasările externe diurna se acordă în euro, sistemul calculează valoarea diurnei și partea impozabilă în lei la cursul BNR din ziua anterioară. Această diurnă va ajunge în statul de plată pentru a fi plătită corespunzător.

Salarizare

Se apropie momentul de plată a salariilor. Întrucât programul de salarizare preia evenimentele înregistrate pe parcursul lunii: prezența, concediile, orele suplimentare, delegațiile, reținerile, avansurile și celelalte beneficii, responsabilul de resurse umane nu are nimic de introdus în afară de a verifica datele din statul de plată. Tot din programul de salarizare, responsabilul va putea trimite fluturașii de salariu angajaților prin email sau în contul lor HRiFlow, genera declarația 112, nota contabilă și fișierul pentru bancă.

4. Configurare personalizată: tu faci regulile

Roluri și permisiuni

Aplicația oferă și flexibilitate în configurarea rolurilor (administrator, lider, membru de echipă, responsabil) și permisiilor în aplicație.  

Administratorul este cel care configurează compania: structura pe echipe și departamente, fluxurile de aprobare și drepturile fiecărui utilizator.

Angajatul are cel mai simplu, mai limitat ecran. Își înregistrează prezența, adaugă cereri (de concediu, medical, învoire, muncă suplimentară etc.), semnează documentele primite de la administratori sau de la liderii de echipă și își consultă orele muncite, numărul de zile de concediu rămase și documentele. Administratorul stabilește dacă și la ce informații ale colegilor poate avea acces.

Liderii de echipă primesc, în plus, o serie de drepturi: aprobă sau resping evenimentele angajaților din echipa lor, adaugă prezența, editează diverse informații despre angajați sau organizează sesiuni de evaluare, printre altele. Desigur, rămâne la latitudinea administratorului să decidă ce permisiuni dorește să acorde liderilor din companie.

Responsabilul de salarizare este persoana din companie însărcinată cu salarizarea. Spre deosebire de membrii și liderii de echipă, primește o permisie suplimentară – la programul de salarizare: întocmește statul de plată, declarația 112 și transmite fluturașii de salariu angajaților.

5. Flexibilitate în soluții personalizate

HRiFlow este o aplicație care se dezvoltă ținând cont de nevoile clienților.

Lucrăm în permanență la funcționalități noi cu scopul de a ușura munca departamentului de HR și a contabilului. Printre noutățile recente se numără modulul de salarizare, sincronizarea cu Reges Online și adeverința de vechime.

Ai nevoie de o funcționalitate mai specifică pentru compania ta? Ne-o poți comunica completând formularul de contact. O analizăm și stabilim o întâlnire pentru a înțelege mai bine ce așteptări ai de la funcționalitate, iar apoi venim cu o propunere de implementare. 

Vezi HRiFlow configurat pe modul de lucru din firma ta

Ture, șantiere, mai multe locații sau telemuncă? Creează un cont în HRiFlow și testează gratuit timp de 15 zile sau programează o întâlnire online pentru o introducere în funcționalitățile aplicației.