Diurna, denumită în legislație indemnizație de delegare sau indemnizație de deplasare, reprezintă suma acordată salariatului atunci când acesta este delegat să își desfășoare activitatea temporar în afara locului obișnuit de muncă, în interes de serviciu.
Rolul diurnei este de a compensa cheltuielile suplimentare generate de deplasare, precum masa, transportul local sau alte cheltuieli curente necesare desfășurării activității.
Potrivit art. 44 alin. (2) din Codul muncii, salariatul are dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare, precum și la o indemnizație de delegare, în condițiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.
Pentru acordarea diurnei este necesară existența unui document de deplasare emis de angajator, cum ar fi ordinul de deplasare sau delegația, care trebuie să includă perioada, destinația și scopul deplasării.
Diurna se poate acorda atât pentru deplasările interne, cât și pentru cele externe și se calculează pe zile calendaristice.
Legislație diurnă: Diurna trebuie prevăzută în contractul individual de muncă?
Această indemnizație de delegare, element salarial conform art. 160 din Codul muncii, trebuie menționată în contractul individual de muncă, conform art. 17 alin. (3) lit. k din Codul muncii, iar în sectorul privat cuantumul și condițiile de acordare se negociază între angajator și salariat.
Dacă acordarea diurnei sau condițiile de delegare nu au fost prevăzute inițial în contractul individual de muncă, acestea pot fi introduse prin act adițional.
În situațiile în care modificarea presupune schimbarea condițiilor de muncă, a locului desfășurării activității sau expunerea la alți factori de risc profesional, poate fi necesară actualizarea fișei de identificare a factorilor de risc profesional și efectuarea unui nou examen de medicina muncii, conform art. 15 și art. 16 din HG nr. 355/2007. Aceste obligații apar deoarece delegările frecvente sau desfășurarea activității în alte locații pot implica riscuri profesionale diferite față de cele evaluate inițial la angajare.
Tichetele de masă și diurna
Pe perioada în care salariatul beneficiază de indemnizația de delegare, acesta nu poate primi și tichete de masă.
Explicația este că diurna are rolul de a acoperi cheltuielile suplimentare generate de deplasarea în interes de serviciu, inclusiv cheltuielile cu hrana, pe lângă alte costuri precum transportul, cazarea sau alte cheltuieli neprevăzute.
Din acest motiv, acordarea simultană a tichetelor de masă și a diurnei pentru aceeași perioadă de delegare ar duce la o dublă compensare a aceleiași categorii de cheltuieli (hrană), ceea ce nu este permis în practică.
Număr maxim de zile de acordare a diurnei
Legea nu menționează un număr maxim de zile pentru care se poate acorda diurna. Doar dacă perioada de delegare, respectiv perioada de acordare a indemnizației, depășește 60 de zile calendaristice în 12 luni, salariatul trebuie să își dea acordul în legătură cu continuarea activității în aceste condiții. Refuzul prelungirii delegării nu poate constitui motiv pentru sancționarea disciplinară a acestuia (art. 44 din Codul muncii).
Cât este diurna pe zi? Calcul diurnă internă și externă
Valoarea diurnei diferă în funcție de tipul deplasării (internă sau externă) și de regulile aplicabile în companie.
Pentru deplasările interne, nivelul de referință stabilit pentru instituțiile publice este de 23 lei/zi, conform HG nr. 714/2018. În sectorul privat, angajatorii pot stabili alte valori prin regulament intern, contract colectiv de muncă sau politici interne de deplasare.
Din punct de vedere fiscal, Codul fiscal stabilește plafonul maxim neimpozabil al diurnei la 2,5 ori nivelul legal acordat în sectorul public. Astfel, pentru diurna internă, plafonul neimpozabil este: 23 lei × 2,5 = 57,5 lei/zi
Pentru a beneficia integral de regimul neimpozabil, diurna trebuie să respecte și limita prevăzută de Codul fiscal raportată la salariul de bază al angajatului conform art. 76 alin. (2) lit. k) din Codul fiscal.
Pentru deplasările externe, diurna diferă în funcție de țara în care are loc delegarea. Valorile de referință pentru fiecare stat sunt prevăzute în HG nr. 518/1995, iar angajatorii din sectorul privat stabilesc nivelul acordat în funcție de politica internă a companiei.
În practică, multe companii acordă diurna la nivelul maxim neimpozabil pentru a evita costurile fiscale suplimentare.
Diurna se calculează pe zile calendaristice. Pentru perioadele incomplete, regula generală este: pentru fracțiunile de timp care nu însumează 24 de ore, indemnizația de delegare se acordă în proporție de 50% pentru o durată de până la 12 ore și 100% pentru o durată mai mare de 12 ore (art. 7^1 alin. (2) din HG nr. 582/2015).
Exemplu simplu: dacă un angajat este delegat într-o altă localitate pentru două zile complete și încă 8 ore, acesta poate primi două diurne întregi și încă 50% din valoarea unei diurne pentru perioada rămasă.
Pentru automatizarea acestor calcule și procese, companiile pot utiliza softuri de administrare HR și salarizare.
Când se plătește diurna?
Plata diurnei se efectuează înaintea deplasării sau ulterior, conform regulamentului intern al companiei.
Administrarea diurnelor în HRFlow
HRiFlow oferă servicii de salarizare și administrare a personalului care permit să gestionezi cu ușurință delegațiile și calculul diurnei în funcție de perioada deplasării și de țara în care aceasta are loc.
Aplicația permite înregistrarea delegațiilor interne și externe, iar pentru deplasările externe pentru care diurna se oferă în euro, sistemul calculează valoarea diurnei și partea impozabilă în lei, utilizând cursul BNR.
Pentru automatizarea procesului de salarizare și evidență contabilă, cheltuielile de delegație sunt ilustrate ulterior în statul de plată și în fluturașul de salariu. În plus, aplicația permite setarea datei la care se va efectua plata delegației.
Pe perioada în care angajații beneficiază de indemnizația de delegare, aplicația se adaptează regulilor legislative aplicabile, astfel încât tichetele de masă să nu fie acordate pentru zilele în care salariatul se află în delegație.
Documentele necesare deplasării, precum decizia de delegare sau ordinul de deplasare, pot fi generate din aplicație și trimise spre semnare angajatului. Totodată, documentele justificative, precum facturile de cazare sau alte documente justificative, pot fi păstrate în dosarul digital al angajatului.
Testează gratuit aplicația HRiFlow timp de 10 zile sau programează un demo și vezi cât de mult îți poate simplifica managementul diurnei și a altor procese de HR și salarizare.
