Gestionarea intervalelor de angajare în HRiFlow

Modificarea unui contract de muncă nu se rezumă la o simplă hârtie semnată între angajator și angajat este un proces reglementat strict de lege, cu termene și obligații precise. Potrivit art. 17 alin. (5) din Codul Muncii, orice schimbare a elementelor esențiale ale contractului individual de muncă trebuie formalizată printr-un act adițional, semnat înainte de data de la care modificarea produce efecte. 

La aceasta se adaugă, conform HG nr. 295/2025, obligația angajatorilor de a transmite modificările în format electronic prin Reges Online, în termene care variază în funcție de natura schimbării – de la o zi înainte de producerea ei, până la 20 de zile lucrătoare de la data efectivă.

Pentru un departament de HR care gestionează zeci sau sute de contracte, ținerea evidenței manuale a acestor termene devine rapid un risc: un act adițional întârziat sau o transmitere ratată în Reges Online pot atrage sancțiuni. Exact pentru acest motiv, HRiFlow a construit o secțiune dedicată, denumită “Intervale de angajare” care centralizează tot istoricul contractual al unui angajat și simplifică transmiterea modificărilor către Reges Online. 

În acest articol, îți arătăm cum funcționează secțiunea, ce acțiuni sunt disponibile pentru fiecare contract și cum te ajută să respecți termenele legale.

Istoricul contractual al angajatului, centralizat într-un singur loc 

Din profilul fiecărui angajat, secțiunea de intervale de angajare centralizează tot ce ține de istoricul contractual al angajatului. Nu doar că poți adăuga un contract nou, dar poți introduce și acte adiționale exact în contextul angajatului respectiv, fără să cauți informația în alte module sau să riști să pierzi firul modificărilor făcute în timp.

Practic, toate acțiunile pe care le-ai face altfel pe hârtie sau în evidențe separate – modificare, corecție, suspendare, încetare, detașare, transfer, sunt disponibile dintr-un singur loc, legate direct de contractul angajatului și Reges Online.

Acțiunile disponibile pentru un contract

Toate acțiunile din cadrul secțiunii respectă modul de operare al contractelor în Reges Online, astfel încât informația introdusă în HRiFlow corespunde întocmai cerințelor platformei. 

Modificare

Acțiunea de „Modificare” se folosește atunci când actualizezi informații esențiale ale contractului: schimbarea programului de lucru, ajustarea funcției, nivelul de studii, modificarea salariului, schimbarea locației locului de muncă sau actualizarea duratei contractului (determinat/nedeterminat).

Din HRiFlow, poți genera direct actul adițional corespunzător, îl poți salva în folderul dorit și îl poți trimite spre semnare electronică, securizată. Tot aici poți adăuga sporuri permanente, cu transmitere către modulul de salarizare.

În imaginea de mai jos este ilustrată o modificare de contract prin care a fost majorat salariul angajatului. Aplicația HRiFlow a detectat temeiul modificării și a generat actul adițional corespunzător; rămâne doar să fie verificat și semnat. 

Corecție 

Corecția nu trebuie confundată cu Modificarea. Dacă Modificarea se aplică unor schimbări legislative sau administrative reale (de exemplu, schimbarea numelui după căsătorie), Corecția este folosită exclusiv pentru rectificarea greșelilor de înregistrare – erori materiale apărute la introducerea inițială a datelor.

Aici intră situații precum: introducerea greșită a funcției, a datei de început/încheiere introdusă incorect, erori în numărul contractului sau alte detalii administrative care nu afectează fondul acestuia. 

Corecția se aplică și în cazul suspendărilor și încetărilor de suspendare, atunci când e nevoie să corectăm datele de început și de sfârșit sau temeiul în baza căruia s-a operat suspendarea. 

La fel, în cazul detașărilor, corecția permite ajustarea datelor de început și de sfârșit, a țării angajatorului către care se face detașarea, sau a CUI-ului și denumirii angajatorului de destinație, dacă acestea au fost introduse greșit.

Notă: Spre deosebire de operațiunea de modificare, care presupune întocmirea unui act adițional ca urmare a unei schimbări intervenite în raportul de muncă, corecția are rolul exclusiv de a remedia erori materiale de înregistrare. Prin urmare, aceasta nu necesită emiterea unui act adițional sau a unui alt document justificativ. 

Suspendare

Folosită atunci când contractul este întrerupt temporar, din diverse motive: concediu medical, carantină, cercetare disciplinară și alte cazuri prevăzute de lege.

Încetare

Utilizată pentru înregistrarea încetării contractului, precum și pentru încetarea unei suspendări active.

De aici, un contract încetat poate fi fie reactivat, fie corectat – dacă s-au strecurat greșeli în redactarea sa, fie poate fi anulată decizia de încetare, atunci când situația o impune. 

Un caz frecvent în practică este cel în care, la înregistrarea încetării, data de început a perioadei de preaviz a fost introdusă greșit; în această situație, operațiunea de corecție permite ajustarea datei, fără a fi nevoie de anularea întregii decizii de încetare.

Detașare

Detașarea se înregistrează atunci când are loc schimbarea temporară a locului de muncă, din dispoziția angajatorului, către un alt angajator, pentru executarea unor lucrări în interesul acestuia din urmă. Contractul inițial rămâne valabil, iar angajatul se reîntoarce la angajatorul de bază la finalul perioadei de detașare. 

Transfer

Transferul se folosește atunci când se înregistrează o decizie de transfer al contractului de muncă de la un angajator cedent către un angajator destinatar. Spre deosebire de detașare, transferul este definitiv – contractul inițial încetează, iar angajatul intră sub un nou contract la angajatorul destinatar.

Odată operat transferul în HRiFlow, acesta se poate transmite în Reges Online către angajatorul destinatar.

Pe scurt: detașarea este temporară și reversibilă, transferul este definitiv.

Radiere contract

Radierea unui contract de muncă funcționează similar cu mecanismul din Reges Online: presupune ștergerea contractului din sistem, atunci când situația o impune. Operațiunea șterge toate intervalele de angajare din aplicație. 

Contract nou

Utilizat frecvent pentru situațiile în care un angajat lucrează, în cadrul aceleiași companii, pe 2 posturi cu contracte distincte. În momentul înregistrării noului contract, respectiv al creării unui nou interval de angajare, se creează un nou profil pentru angajatul în cauză atașat la profilul principal. Cele două intervale de angajare pot fi administrate separat din meniul „Istoric angajat”.

Funcționalitatea este utilă și atunci când contractul angajatului pe un anumit post a fost încetat, iar acesta urmează să fie reangajat pe un post diferit – dacă se dorește păstrarea documentelor contractuale aferente postului anterior, separat de cele ale noului contract.

Articol util:

• Cumulul de funcții: Legislație și gestionarea contractelor de muncă multiple în Reges Online

Lista de sporuri și informațiile angajatului

Pe lângă acțiunile contractuale, secțiunea pune la dispoziție și:

• Gestionarea sporurilor angajatului: lista completă a sporurilor de care beneficiază, cu posibilitatea de editare directă.
• Informații angajat: un rezumat centralizat despre angajat și despre contractul său de muncă.

Structura tabelului de intervale

Tabelul de intervale de angajare este organizat astfel încât să poți urmări rapid evoluția fiecărui contract:

• Istoric contract: toate operațiunile și modificările contractuale înregistrate, împreună cu informații despre ce s-a modificat și data de la care produce efecte.
• Acțiuni: opțiunile disponibile ulterior pentru tipul de operațiune înregistrată (modificare, corecție, suspendare, radiere etc.).
• Document: secțiunea dedicată documentelor sau evenimentelor care însoțesc operațiunea (actul adițional, evenimentul de concediu medical). Toate documentele generate aici sau în cadrul evenimentelor unde au fost generate, vor fi depuse și în dosarul angajatului, denumite reprezentativ și organizate pe foldere
• Contract: contractul de muncă la care s-a realizat operațiunea.
• Efect din / Efect până la: perioada de timp în care acțiunea înregistrată este activă
• Detalii: temeiul legal sau administrativ în baza căruia a fost făcută operațiunea
• Tip interval repartizare: modul de repartizare a orelor de muncă stabilite în contract: pe zi, pe săptămână sau pe lună.
• Normă: numărul de ore de muncă stabilite prin contract
• Zile normă: zilele în care angajatul lucrează efectiv. Pentru angajații care lucrează în sistem de schimburi, pot fi bifate toate zilele săptămânii (luni-duminică)
• Funcție de bază: indică dacă angajatul desfășoară activitate pe acel contract ca funcție de bază, informație relevantă pentru calculul corect al taxelor salariale și acordării tichetelor.

• Salariul de încadrare, avansul salarial net și salariul net negociat stabilite în contractul de muncă – dacă angajatul solicită un avans salarialacesta poate fi operat tot din acest tabel – avansul apare în statul de plată și este scăzut din salariul net negociat, iar angajatul primește doar diferența rămasă.

Permisiuni și notificări

Accesul la datele contractuale și salariale este controlat: vizualizarea și modificarea contractelor sunt disponibile doar utilizatorilor cu drepturi de salarizare în platformă.

Notă: Întrucât permisia de salarizare oferă acces la date salariale considerate sensibile, pentru păstrarea confidențialității datelor, permisia se oferă de către echipa HRiFlow, doar prin solicitarea directă a unuia dintre managerii companiei.

Prin intermediul reminderelor, aplicația te ajută să te asiguri că vei avea toate datele salariatului și a contractelor actualizate la zi. 

Responsabilul de HR sau salarizare este notificat din timp cu privire la termenele importante: contracte sau documente care urmează să expire, începutul unor noi perioade contractuale, debutul perioadelor de preaviz, precum și alte termene legate de Reges Online –  cum ar fi finalul contractului, perioada de probă, încetarea sau suspendarea contractului, dar și remindere pentru transmiterea suspendărilor în termenul legal.

Transmiterea operațiunilor în Reges Online

Una dintre cele mai utile facilități ale secțiunii este legătura directă cu Reges Online. Fiecare modificare, corecție, suspendare, încetare, detașare sau transfer înregistrat în HRiFlow poate fi transmis direct către Reges, dintr-o fereastră dedicată din aplicație, cu un singur click.

Întregul istoric al operațiunilor transmise rămâne disponibil pentru consultare, astfel încât departamentul de HR are oricând o imagine de ansamblu asupra a ceea ce a fost deja raportat și a ceea ce mai trebuie făcut.

De ce contează acest nivel de organizare

Termenele impuse de legislație pentru actele adiționale și pentru transmiterea în Reges Online nu lasă loc de improvizație. O aplicație care centralizează contractele, generează automat documentele necesare, notifică din timp responsabilii și permite transmiterea directă către Reges Online reduce semnificativ riscul de erori administrative și de sancțiuni, economisind ore de muncă manuală în fiecare lună.

Dacă gestionezi în prezent aceste procese din foi de calcul separate sau din mai multe sisteme care nu comunică între ele, secțiunea de Intervale de angajare din HRiFlow este pasul natural către o evidență contractuală mai sigură și mai ușor de auditat.

Ți-am stârnit interesul?

Programează un demo gratuit cu echipa noastră, sau contactează-ne pentru orice întrebare legată de gestionarea contractelor în aplicație și transmiterea către Reges Online.