Secțiunile de mai jos trec în revistă programul de salarizare HRiFlow: calculul salariilor, administrarea sporurilor, a reținerilor și a tichetelor, generarea declarației 112 și legătura dintre toate acestea și pontaj, concedii și Reges Online.

Ce este programul de salarizare din HRiFlow

Modulul de salarizare din HRiFlow acoperă tot lanțul procesului salarial: calculul salariilor, evidența sporurilor și a reținerilor, declarația D112 și fluturașii fiecărui angajat. Fiind conectat cu pontajul și cu partea de HR, modulul preia orice eveniment din cursul lunii (o oră suplimentară, un concediu, o diurnă, un avans salarial sau o reținere) și îl transformă în valoare bănească în statul de plată. Toate calculele se fac conform legislației românești.

Calcul salarii și D112

Setezi salariul brut sau net negociat, iar aplicația calculează automat restul de plată și emite fluturașul de salariu; angajatul îl primește pe e-mail sau îl consultă direct în contul său de HRiFlow. Declarația 112 se generează pe baza datelor existente deja în aplicație: statul de plată, contractele și informațiile despre angajați. O poți exporta în format XML și verifica ulterior cu DUKIntegrator, ca să confirmi că salariile, contribuțiile și datele declarate corespund. Tot aici, pentru fiecare angajat, completezi persoanele aflate în întreținere, date care stau la baza deducerii personale și, prin urmare, a salariului net.

Sporuri și bonusuri

Sporurile de weekend, bonusurile de performanță și orice alt adaos intră în calculul salariului, iar sistemul calculează suma finală. Sporurile și beneficiile sunt de două feluri: permanente (de exemplu, sporul de weekend fix, aplicat în fiecare lună) și nepermanente (beneficii și drepturi punctuale, sporuri pe ore lucrate, tichete). Le poți configura rând pe rând, pentru câte un angajat, sau le poți importa pentru mai mulți angajați simultan; conversia între net și brut o face automat aplicația, în ambele sensuri.

Rețineri salariale

Pentru fiecare reținere stabilești denumirea, prioritatea, perioada de aplicare, tipul (procentual sau fix) și contul bancar în care se virează suma. Setarea se face o singură dată; ulterior, sistemul păstrează un istoric al sumelor reținute și aplică plafoanele legale, cum ar fi limita de 1/3 sau 1/2 din salariul net.

Tichete și alte avantaje

Valoarea tichetelor de masă se calculează pe baza pontajului, după zilele efectiv lucrate, iar valoarea acordată apare în statul de plată și în fluturașul de salariu. Pe lângă acestea, angajații pot primi și alte avantaje, precum tichete cadou, tichete culturale sau tichete de creșă.

Concedii de odihnă și medicale

Adăugarea unei cereri de concediu de odihnă sau de concediu medical declanșează recalcularea salariului lunar și a valorii tichetelor de masă, după zilele lucrate. În cazul concediilor medicale, aplicația afișează și stagiul de cotizare al angajatului din ultimele 6 luni. Istoricul cererilor de concediu rămâne disponibil în contul fiecărui angajat.

Centre de cost

Costurile cu personalul pot fi defalcate pe centre de cost. Fiecare angajat poate fi asociat unuia sau mai multor centre, după proiectele la care lucrează efectiv. Dacă activitatea lui ține de mai multe departamente, hotărăști ce procent din salariu merge către fiecare astfel de departament, de pildă 60% pentru Marketing și 40% pentru IT.

Avantajul principal este că ai posibilitatea să verifici cheltuielile cu personalul pe fiecare departament. Vezi dacă un departament costă mai mult decât ar trebui sau cât te costă, în realitate, o echipă alocată unui anumit client sau proiect.

Rapoarte și documente oficiale

Cu modulul de salarizare ai acces la o serie de rapoarte salariale:

• Declarații și raportări oficiale: D112 și statul de plată ANOFM (Agenția Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă), un raport separat solicitat de ANOFM la unele decontări speciale (de exemplu, subvenții pentru angajarea absolvenților sau a șomerilor);

• Documente interne de plată: statul de plată (documentul fiscal intern al firmei), OP-urile, nota contabilă și fișierul de plată bancă, gata de încărcat în aplicația băncii;

• Centralizatoare: concedii medicale, rețineri, bonuri și delegații;

• Fluturași de salariu: ajung la angajați prin aplicație sau pe e-mail, protejați prin parolă;

• Adeverințe și cereri: adeverință de venit, adeverință de asigurat, cerere de restituire a concediului medical, baza de calcul a concediului medical și adeverința de șomaj (Anexa 7).

Cine are acces la datele salariale

Accesul la datele salariale rămâne limitat la persoanele autorizate, în general, responsabilul de HR sau contabilul companiei. Un angajat obișnuit nu își poate vedea salariul, salariul colegilor sau orice altă informație din programul de salarizare.

Exemple de utilizare (use-case-uri)

• Un angajat cere concediu medical: responsabilul de HR sau angajatul, după caz, consemnează evenimentul de concediu medical și datele lui (perioadă, tip, cod de boală), manual sau prin scanarea adeverinței. Managerul aprobă, iar salariul inițial se recalculează raportat la zilele efectiv lucrate;

• O companie cu mai multe departamente și proiecte: împarte cheltuielile pe centre de cost (marketing, IT, producție, etc.) și, la finalul lunii, vede cu exactitate costul fiecărui departament sau echipe;

• O companie cu sporuri de weekend sau bonusuri de performanță: sporurile se aplică individual sau se importă în masă, pentru mai mulți angajați deodată;

• O companie cu rețineri salariale complexe (popriri, rate, alte deducții): setezi pentru fiecare reținere sau poprire tipul, suma (procent sau fixă) și plafonul maxim. La popriri, sistemul stabilește singur limita legală (1/3 sau 1/2 din salariul net, după prioritate) și afișează suma aferentă în lei. Dacă sunt mai multe popriri și nu încap toate în plafon, le împarte proporțional;

• O companie care acordă avansuri salariale: introduci suma, luna și anul de la care avansul intră în statul de plată, iar aceeași sumă programul îl se reportează pe lunile următoare, fără să o introduci de fiecare dată. Pentru a modifica valoarea sau a opri avansul, adaugi un rând nou cu noua valoare (sau 0, pentru oprire) și luna din care se aplică;

• O companie care vrea să reducă timpul petrecut cu introducerea datelor: scanează cu telefonul actele angajaților – cartea de identitate, adeverințele medicale – iar câmpurile corespunzătoare se completează ulterior automat.

Alte precizări 

Planurile Starter și Business includ modulul de salarizare fără costuri suplimentare; în planul Standard, se plătește o taxă de 5 lei/angajat/lună. Implementarea durează, de regulă, între 1 și 3 săptămâni, în funcție de complexitatea organizației și de volumul datelor, iar după încheierea ei se recomandă o perioadă de testare în paralel de minimum 2-3 luni. Pe lângă abonamentul lunar, se percepe și o taxă de implementare, variabilă, în funcție de complexitatea proiectului. Odată ce implementarea este finalizată, compania își va putea administra singură salariile, cu suport din partea echipei HRiFlow ori de câte ori apare o nedumerire.

Pe lângă programul de salarizare, HRiFlow oferă și servicii de externalizare a salarizării și de consultanță, gândite pentru companiile care preferă să lase tot procesul în grija unei echipe de specialiști. Externalizarea cuprinde calculul salariilor, emiterea și transmiterea fluturașilor, întocmirea declarațiilor fiscale, gestionarea documentelor de personal, precum și transmiterea contractelor și a altor operațiuni în Reges Online. Din partea de consultanță fac parte actualizările legislative periodice și asistența la inspecțiile fiscale sau de muncă. Detalii suplimentare despre acest serviciu găsești pe pagina dedicată serviciilor de externalizare.

Programează o întâlnire online gratuită ca să afli în detaliu cum funcționează programul de salarizare HRiFlow și ce beneficii îți oferă.