Te-ai decis că vei angaja personal pe perioada sezonului? În industria HoReCa și nu numai, succesul unui sezon pleacă de la o bună organizare și gestionare a personalului.
Ți-am pregătit câteva sfaturi și întrebări care să te ghideze în pregătirea pentru sezon, astfel încât recrutarea, programarea și administrarea echipei să decurgă conform așteptărilor.
Consultă legislația în vigoare
Înainte de toate, fie că ai mai angajat în trecut pe perioadă sezonieră, fie că va fi pentru prima dată, este important să consulți legislația în vigoare pentru a fi la curent cu ultimele reglementări legislative. Consultă codul muncii: informează-te, printre altele, despre contractele de muncă pe perioadă determinată, munca pe schimburi și compensarea orelor suplimentare.
Articole utile:
- Contractul de muncă pe perioadă determinată: ce spune legislația
- Legislația privind programul de lucru în schimburi și ture
- Orele suplimentare – legislație explicată
Fii organizat
Cum te-ai gândit să îți organizezi candidaturile și interviurile? Vei ține evidența manuală a candidaturilor sau ai opta mai degrabă pentru un sistem digital care să te ajute și cu programarea interviurilor? Câte locuri vacante vei pune la dispoziție? Cum se va desfășura procesul de angajare?
O sesiune organizată de recrutare, cu obiective și pași bine definiți încă de la început, poate face diferența între o campanie de recrutare haotică și una de succes.
Aplicația care te poate ajuta să fii mai organizat în această etapă este HRiFlow. Modulul de recrutare îți permite să creezi joburi, să setezi numărul de poziții disponibile, să adaugi candidați, să urmărești statusul candidaturilor, să programezi interviuri și să începi ulterior fluxuri de angajare.
Pontaj online sau pe hârtie?
Cum vei gestiona pontajul? Vei continua cu metoda clasică, pe hârtie, sau vei trece la varianta digitală? La prima vedere, pontajul pe hârtie pare simplu și mai puțin costisitor. În practică, însă, acest sistem aduce rapid probleme: timp pierdut pentru centralizarea orelor, calcule care nu reflectă realitatea, rapoarte incomplete sau neactualizate și dificultăți în calcularea salariilor. Toate acestea duc, pe termen lung, la o administrare haotică și mai costisitoare decât investiția într-un sistem digital.
O aplicație de pontaj precum HRiFlow rezolvă toate aceste provocări: pontajul se integrează cu rapoartele, zilele de concediu, liberele legale și salarizarea. Poți seta restricții de perimetru, astfel încât angajații să se ponteze doar din locația corectă, iar sistemul este gândit și pentru angajații străini care dețin documente provizorii. Rezultatul este o evidență conformă a timpului lucrat, actualizată în timp real, care reduce erorile și economisește ore de muncă administrativă.
Articole utile:
- Pontaj angajați: Sfaturi practice și instrumente care economisesc timp
- Pontaj online și HR inteligent cu HRiFlow
Pontaj online – Cum se vor ponta angajații?
Cum se vor ponta angajații? Prin intermediul aplicației sau utilizând un dispozitiv de pontaj? Pentru industria HoReCa, cele mai utilizate metode sunt pontajul prin face id, amprentă sau cartelă.
Dacă optezi pentru HRiFlow, ai la dispoziție dispozitive de pontaj care comunică cu aplicația, iar datele despre prezență, concedii sau cereri sunt transmise și centralizate în rapoarte și filtrate după necesități: pe echipe, locații sau pe angajați. În plus, dacă se folosește și programul de salarizare, orele lucrate, zilele de concediu și sporurile sunt preluate în calculul salarial.
Dispozitivele de pontaj înregistrează ora intrării și ieșirii, locația, dispozitivul utilizat și eventualele modificări ale pontajului. Dacă ai nevoie și de funcționalități suplimentare, precum adăugarea cererilor de concediu sau verificarea programului de lucru direct din dispozitiv, poți opta pentru HRiFlow Kiosk.
Dacă preferi o variantă mai puțin costisitoare, te poți limita la pontarea angajaților prin aplicație. Ai la dispoziție două opțiuni: fie să le oferi acces la versiunea completă (pontaj, cereri de concediu, verificare sold zile etc.), fie la o versiune simplă, cu un singur buton pentru înregistrarea prezenței, restul operațiunilor fiind gestionate de responsabilul de personal.
Stabilește care va fi programul lor de muncă
Cum vei organiza programul de muncă în sezon? Vei avea ture standard sau pe schimburi? Când vor fi acordate zilele de repaus și cum te asiguri că echipa nu ajunge să fie suprasolicitată în perioadele aglomerate?
Răspunsurile la aceste întrebări trebuie stabilite înaintea începerii activității, pentru a avita situațiile neplăcute. În lipsa unei organizări, presiunea se va muta din planificare în execuție, iar deciziile luate din mers în plin sezon, când fluxul de clienți e mare, iar timpul necesar pe care trebuie să îl aloci se suprapune cu administrarea personalului, vor ajunge să consume mai mult timp și energie decât ar fi necesar. O modalitate de a simplifica munca și de a minimiza erorile cu personalul e să apelezi la o aplicație de HR, precum HRiFlow.
Aici poți crea și planifica programe de lucru pentru fiecare locație, organiza turele și seta liste de verificare care te avertizează atunci când planificarea depășește numărul maxim de ore pe lună sau nu respectă zilele de repaus. În plus, aplicația permite angajaților să facă schimburi între ei.
Important: Tinerii în vârstă de până la 18 ani nu pot lucra mai mult de 6 ore pe zi și 30 de ore pe săptămână (art. 112) și nu pot efectua muncă suplimentară (art. 124) sau muncă de noapte (art. 128)
Cum vor fi compensate orele suplimentare?
Cum vei gestiona orele suplimentare în sezon? Le vei compensa cu timp liber sau le vei plăti printr-un spor la salariu? Și, mai ales, cum vei ține evidența lor astfel încât să nu ajungi să refaci calcule sau să apară diferențe la final de lună?
În practică, orele suplimentare apar inevitabil în perioadele aglomerate. Conform codului muncii, acestea trebuie compensate fie prin ore libere plătite în următoarele 90 de zile calendaristice (art. 122 alin. 1), fie, dacă acest lucru nu este posibil, printr-un spor la salariu acordat în luna următoare care se stabilește prin negociere, în cadrul contractului colectiv de muncă, sau, după caz, al contractului individual de muncă, și nu poate fi mai mic de 75% din salariul de bază (art. 123).
Într-o aplicație de pontaj cum e HRiFlow, poți ține evidența orelor suplimentare și a învoirilor, cu opțiunea de a seta modul în care suplimentarele vor fi compensate. De asemenea, ai posibilitatea să definești orele de noapte și să le compensezi conform.
Articole utile:
- Compensarea orelor suplimentare cu HRiFlow
- Totul despre munca de noapte: sporuri, legislație și evidența corectă a orelor
Ce beneficii vei acorda angajaților?
Prima impresie despre companie începe încă de la anunțul de angajare. Cu cât acesta este mai atractiv și mai onest, cu atât cresc șansele de a atrage mai mulți candidați.
Pe lângă descrierea jobului și atribuțiile principale, anunțul ar trebui să includă și beneficiile oferite pe lângă salariu: decontarea transportului sau asigurarea cazării și a mesei pe perioada sezonului, aspecte considerate standard pentru angajările sezoniere. Tichetele de masă, dacă nu sunt deja asigurate, reprezintă un bonus apreciat, chiar așteptat de majoritatea candidaților.
În HRiFlow poți integra furnizorul de tichete cu care colaborezi, iar pe baza numărului de zile lucrate, aplicația calculează suma lunară ce trebuie oferită fiecărui angajat, iar în programul de salarizare, aceste tichete vor fi incluse în calculul salarial și reflectate în fluturașul de salariu. Adițional, în programul de salarizare se pot acorda și alte beneficii precum diverse sporuri, cadouri în bani, abonamente la sală, printre altele.
Articole utile:
- Recrutarea Milenialilor și Gen Z: Strategii eficiente
- Obligațiile angajatorului privind acordarea tichetelor de masă
Încearcă gratuit HRiFlow
Testează HRiFlow gratuit timp de 10 zile sau programează un demo și vezi cât de mult îți poate ușura munca sezonieră în industria HoReCa.
