Documente pe care angajatorul are obligația să le elibereze salariatului la încetarea contractului individual de muncă

În situația în care se încetează raportul de muncă, din diferite motive, orice angajat dintr-o companie are dreptul să solicite în scris angajatorului, eliberarea anumitor documente. Acesta are obligația să le predea fostului angajat în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării.

Modalități de încetare a unui contract individual de muncă

Există trei modalități prevăzute în lege în care poate înceta contractul de muncă al unui angajat. Acestea sunt:

• Încetarea de drept prin: deces, condamnare la închisoare, data expirării termenului contractului individual de muncă încheiat pe perioadă determinată, sau altele, aceste situații sunt prevăzute în articolul 56 din Codul Muncii.
• Încetarea contractului prin voința unilaterală a uneia dintre părți – demisie sau concediere.
• Încetarea contractului prin acordul părților. Aceasta modalitate este cel mai frecvent întâlnită, și se referă la un acord între angajator și salariat, în care se stabilesc data și compensațiile.

Care sunt documentele care trebuie eliberate de angajator fostului salariat

Indiferent de metoda de încetare a contractului individual de muncă, fostul salariat are dreptul să solicite și să intre în posesia următoarelor documente, de la angajator:

Decizia de încetare a contractului individual de muncă. Această decizie atestă formalizarea procesului de încheiere a contractului individual de muncă. Decizia se va efectua în două exemplare, una fiind înregistrată în Registrul General de Evidență a salariaților, iar celălalt exemplar va rămâne angajatului.

Nota de lichidare: Acest document poate fi eliberat salariatului la încetarea contractului individual de muncă. Astfel se oferă o confirmare a faptului că angajatul nu a avut debite neachitate către societate și a predat bunurile avute în folosință pe perioada raportului de muncă. Pentru angajator, nota de lichidare reprezintă o dovadă a achitării obligațiilor față de salariat (plata indemnizației aferentă zilelor de concediu de odihnă neefectuate, de exemplu), dar poate reprezenta și o probă în instanță în cazul în care trebuie să recupereze sume restante de la acesta.

Adeverința de vechime: Acest document arată tipul de activitate prestată de către angajat, durata acesteia, salariul și vechimea în specialitate.

Copii ale documentelor existente în dosarul personal/profesional: Aici se includ actele depuse la momentul angajării, anumite certificări, acte adiționale, contractul individual de muncă. Dacă acest dosar personal nu este păstrat în condiții de securitate și nu poate fi prezentat ITM, angajatorul poate fi sancționat.

Aceste documente pot fi generate în câteva secunde în HRiFlow, prin derularea fluxului de încetare a contractului individual de muncă.

Fluxul te ghidează prin toate operațiunile necesare. Îți arată, în ordine, ce pași trebuie urmați și ce documente trebuie pregătite, iar apoi ți le completează instantaneu pe baza datelor despre angajați disponibile în aplicație. La final, operațiunea este transmisă și în Reges Online.

De reținut!

1. Documente eliberate la încetarea CIM trebuie oferite în copie certificată pentru conformitate cu originalul, în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării.
2. Salariatul va semna pe fiecare document pentru atestarea primirii lor.
3. Angajatorul este obligat să elibereze aceste documente. Refuzul reprezintă o încălcare a Codului muncii, care prevede următoarele:

Art. 34 5) La solicitarea salariatului angajatorul este obligat să elibereze un document care să ateste activitatea desfășurată de acesta, vechimea în muncă, în meserie și în specialitate.

Art. 40 (2) Angajatorului îi revin, în principal, următoarele obligații:

h) să elibereze, la cerere, toate documentele care atestă calitatea de salariat a solicitantului.

Codul Muncii are prevederi și pentru cazul în care angajatorul refuză să îi elibereze angajatului documentele care dovedesc vechimea. Acestea sunt:

Art. 260  Răspunderea contravențională:

(1) Constituie contravenție și se sancționează astfel următoarele fapte:

 b) amendă de la 300 lei la 1.000 lei – refuzul de a elibera  un document care să ateste activitatea desfășurată de salariat, durata activității, salariul, vechimea în muncă, în meserie și în specialitate.