HRiFlow este una dintre cele mai cunoscute aplicații de HR și salarizare din România, aleasă de companiile care au nevoie de un proces de delegații corect și ușor de urmărit.

Aplicația se actualizează ori de câte ori intervin modificări în regulile de calcul și în plafoanele legale privind diurna.

Delegație sau detașare?

Prin delegare, angajatul pleacă temporar, din dispoziția angajatorului, să îndeplinească o sarcină în afara locului obișnuit de muncă; delegarea durează maximum 60 de zile și poate fi prelungită, cu acordul angajatului.

Detașarea presupune schimbarea temporară a locului de muncă către un alt angajator. Contractul cu angajatorul inițial rămâne valabil, însă execuția lui se suspendă pe durata detașării, iar după încheierea acesteia angajatul revine la angajatorul de la care a plecat.

Aplicația HRiFlow acoperă atât delegările, cât și detașările. Suspendarea contractului pe perioada detașării poate fi transmisă ulterior din aplicație în Reges Online, la fel ca în cazul celorlalte evenimente de personal care presupun suspendarea temporară a activității.

Cum adaugi o delegație în HRiFlow

Adaugi evenimentul de delegare în aplicația HRiFlow și completezi data de început și de sfârșit, țara de destinație, valoarea zilnică acordată și data plății. Poți specifica tot aici modalitatea de plată (numerar/card) și poți atașa documentele justificative pentru decontul de cheltuieli. Sistemul calculează apoi valoarea totală a diurnei și separă componenta neimpozabilă de cea impozabilă.

Pe baza datelor introduse (destinație, perioadă, valoarea diurnei), HRiFlow:

• aplică plafonul neimpozabil corespunzător pentru diurna internă;
• selectează valoarea specifică țării de destinație pentru diurna externă;
• stabilește diferența dintre suma acordată și plafonul legal;
• include partea care depășește plafonul în baza de calcul a impozitelor (CAS, CASS, impozit pe venit), direct în statul de plată.

Cine aprobă delegația

Poți configura mai multe niveluri de aprobare pentru evenimentul de delegație. De exemplu, poți seta ca delegația să fie aprobată de liderul de echipă și, ulterior, de responsabilul financiar.

Delegația și pontajul

Pe durata delegării, angajatul consemnează prezența prin pontaj zilnic, la fel ca într-o zi obișnuită de muncă. 

Totodată, HRiFlow recalculează numărul de bonuri de masă cuvenite, ținând cont de zilele de delegație, de concediul medical sau de celelalte evenimente din lună. Dacă angajatul beneficiază de diurnă, aplicația nu îi mai acordă tichete de masă pentru zilele respective.

Documente delegație

De regulă, o delegație necesită următoarele documente:

• Ordinul de deplasare este documentul principal: confirmă că angajatul e trimis în delegație și cuprinde datele angajatorului, perioada, destinația și scopul deplasării;
• Decizia sau dispoziția de delegare reprezintă actul prin care angajatorul dispune oficial delegarea;
• Decontul de cheltuieli este formularul în care se trec toate cheltuielile făcute pe durata delegației, alături de documentele justificative (bilete de transport, bonuri de taxi, facturi de cazare etc.);
• Acordul angajatului este necesar dacă delegația depășește 60 de zile și se impune prelungirea;
• Documentele suplimentare pentru delegațiile externe includ, în funcție de țara de destinație, copia după pașaport sau asigurarea de călătorie.

În HRiFlow, o parte dintre aceste documente nu se mai completează de la zero. Ordinul de deplasare, decizia de delegare și decontul de cheltuieli se generează pe baza informațiilor introduse la momentul adăugării delegației: datele angajatului din profilul său, perioada, precum și valoarea indemnizației, cu împărțirea acesteia în partea neimpozabilă și partea impozabilă.

Documentele care justifică cheltuielile efectuate pe durata delegației, cum ar fi bonurile, pot fi încărcate de către angajat în aplicație pe parcursul delegației, iar sistemul le scanează și le păstrează în raportul de cheltuieli, unde pot fi ulterior accesate și, la nevoie, descărcate de către cei de la financiar sau de la contabilitate.

Dacă delegația depășește 60 de zile și ai nevoie de un acord din partea angajatului, poți crea de la zero un șablon pentru un asemenea document și îl poți refolosi ori de câte ori apare aceeași situație. Șablonul se completează cu datele angajatului direct din aplicație și poate fi trimis spre semnare, fie digital, fie olograf.

La evenimentul de delegație poți atașa și documentele justificative de care ai nevoie, precum copia pașaportului sau asigurarea de călătorie pentru delegațiile externe. Toate documentele atașate în aplicație, indiferent de tip, ajung în dosarul digital al angajatului.

Raportare

Poți genera un raport cu toate delegațiile dintr-o perioadă specifică. Pentru fiecare delegație, raportul afișează angajatul, țara de destinație, moneda, cursul valutar, datele și orele plecării/sosirii, numărul de zile, diurna totală, valorile minime/neimpozabile/impozabile și data plății. Raportul poate fi exportat în format PDF sau Excel.

Dacă preferi să externalizezi complet salarizarea

Dincolo de administrarea delegațiilor, aplicația HRiFlow oferă și servicii de consultanță, respectiv externalizarea salarizării și a proceselor de HR, pentru companiile care preferă să lase aceste activități în sarcina unei echipe specializate.

Acestea includ informarea despre actualizările legislative periodice, asistență la inspecțiile fiscale sau de muncă și ghidare în aplicarea corectă a normelor. Pe lângă acestea, externalizarea include, printre altele, calculul salariilor, generarea și transmiterea fluturașilor, întocmirea declarațiilor fiscale, gestionarea documentelor de personal și transmiterea contractelor, precum și a altor operațiuni contractuale în Reges Online.

Externalizarea se realizează exclusiv prin soluțiile dezvoltate intern de noi: HRiFlow App și HRiFlow Salarizare. Detalii suplimentare despre acest serviciu găsești pe pagina dedicată externalizării.