Cum ar fi ca în compania ta fiecare angajat să fie responsabil de propriul său pontaj, iar departamentul de Resurse Umane să aibă acces la toate informațiile în timp real? Eficientizarea acestor procese îți va salva timp și te va ajuta să ai o imagine de ansamblu asupra organizației.
Workflow-ul perfect dintre angajați – responsabili HR – administratori și salarizare
Din nefericire, în multe companii procesul de pontaj este dificil și se bazează pe foi, care trec prin prea multe mâini până când ajung în soft-ul de salarizare.
În astfel de cazuri, munca personalului de la HR este mereu îngreunată. Aceștia primesc des întrebări legate de numărul de zile de concediu disponibile, numărul de zile lucrate în luna anterioară, dacă din pontaj rezultă sau nu ore suplimentare, etc. Toate acestea prin diferite canale: apel telefonic, e-mail, verbal, astfel încât comunicarea devine ineficace și obositoare.
Workflow-ul ideal ar arată astfel:
- Responsabilii realizează planificarea programului de lucru pentru luna următoare
- Angajatul se pontează zilnic la muncă
- Fiecare angajat, împreună cu liderul se asigură că își adaugă în aplicație cererile de concediu sau orice alte evenimente (telemuncă, delegație, etc.)
- Personalul de la HR verifică toate aceste cereri, iar după aprobare ele merg automat în pontaj
- Administratorul poate verifica ușor la final de lună cum au lucrat angajații conform pontărilor și cum era planificată munca acestora
- Pontajul poate fi transmis în soft-ul de salarizare cu un singur click
Cu aplicația HRiFlow, vei putea implementa acest workflow, unde toate informațiile se actualizează în timp real și pot fi accesate de oriunde. Beneficiile majore la un proces cu pași clari este că elimini canalele de comunicare ineficiente, dar mai ales vei scăpa complet de erorile din pontaj.
Cum devin angajații responsabili în HRiFlow?
În aplicația de pontaj & HRiFlow, angajatul tău va avea acces la două funcționalități cheie:
- Înregistrarea timpului muncit – fie că se pontează cu ajutorul cartelei RFID sau direct din aplicație, acesta are obligația să se asigure că în momentul în care ajunge sau pleacă de la muncă a înregistrat acest lucru. Dacă ei nu realizează acest lucru, în HRiFlow vor apărea absenți.
- Self-service pentru angajați – cererile de concediu de odihnă, concedii speciale sau orice alte cereri sunt înregistrate în soft, iar responsabilii primesc notificare pe email automat despre faptul că a fost adăugată o nouă cerere. Responsabilitățile lor când transmit o cerere devin foarte ușor de îndeplinit:
- Adăugarea cererii la timp
- Evitarea suprapunerii concediilor cu alți colegi
- Verificarea informațiilor din cerere
- Urmărirea cererii pentru a vedea dacă a fost aprobată sau nu
Prin această metodă, procesul de pontaj devine transparent și eficient. Angajatul are acces și control asupra informațiilor legate de prezența lui la muncă, iar liderii pot monitoriza ușor personalul din echipa lor.
Compania ta poate deveni mai eficientă chiar de azi
Aplicația HRiFlow este un soft online, ușor de folosit care poate fi personalizat pentru orice industrie. În momentul în care angajații tăi se implică direct în procesul de pontaj, aceștia devin mai responsabili și înțeleg importanța respectării planificării și anunțarea concediilor în timp util.
Primul pas spre un proces de pontaj eficient este programarea unei întâlniri demo cu un specialist HRiFlow. Folosește acest link pentru a programa o conferință în care vei afla funcționalitățile aplicației și vei primi consultanță pe cazul companiei tale.
